Früher wurden Daten oft ohne klare Zweckbindung gesammelt, heute erwartest du eine nachvollziehbare Zuordnung. Wir verwenden deine personenbezogenen Daten, um unsere Website bereitzustellen, Anfragen zu beantworten, Verträge vorzubereiten und zu erfüllen sowie den Betrieb unserer AP-Automatisierungssoftware sicherzustellen. Dazu zählen die Verwaltung von Nutzerkonten, die Abwicklung von Supportanfragen, die technische Wartung und die Auswertung in aggregierter Form, um Stabilität, Sicherheit und Bedienbarkeit zu verbessern.

Soweit rechtlich zulässig, nutzen wir Kontaktdaten auch, um dich über fachlich passende Informationen zu Kreditorenprozessen, Produktentwicklungen oder Veranstaltungen zu informieren. Du kannst dem jederzeit widersprechen. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind je nach Situation insbesondere Vertragserfüllung, vorvertragliche Maßnahmen, gesetzliche Pflichten, unsere berechtigten Interessen an einem sicheren und effizienten Betrieb sowie deine Einwilligung, sofern wir sie im Einzelfall einholen. Wir treffen Entscheidungen nicht ausschließlich automatisiert mit rechtlicher Wirkung für dich.

Früher hast du Daten pauschal weitergegeben, heute trennst du klar nach Zweck und Notwendigkeit. Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung, für den technischen Betrieb oder auf Grundlage gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere IT-Dienstleister, Hosting-Anbieter, Anbieter von Support- und Ticket-Systemen sowie gegebenenfalls beratende Stellen, sofern sie im Rahmen ihrer Aufgaben auf bestimmte Daten zugreifen müssen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Wenn wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, schließen wir mit ihnen Vereinbarungen, die sie an unsere Vorgaben binden. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU oder des EWR erfolgt nur, wenn für das jeweilige Land ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt wurde oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln bestehen. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn du eingewilligt hast oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet sind, etwa gegenüber Behörden. Eine Weitergabe zu eigenen Zwecken der Dienstleister erfolgt ohne gesonderte Rechtsgrundlage nicht.

Früher hast du Sicherheit als reine IT-Aufgabe betrachtet, heute weißt du, dass sie aus Technik, Prozessen und Menschen besteht. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung, unbefugtem Zugriff oder sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung nach dem Stand der Technik, Protokollierung bestimmter Vorgänge, regelmäßige Sicherungen sowie Trennung von Produktiv- und Testumgebungen, soweit dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf diejenigen Personen beschränkt, die ihn für ihre Aufgaben benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Wir überprüfen unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig und passen sie an, wenn sich technische Möglichkeiten oder Bedrohungslagen ändern. Trotz angemessener Vorkehrungen kann ein vollständiger Schutz vor allen Risiken nicht gewährleistet werden. Du solltest daher auch eigene Maßnahmen ergreifen, etwa den sorgsamen Umgang mit Zugangsdaten und den Einsatz aktueller Sicherheitssoftware in deinem Unternehmen.